اصل پارتو و کاربرد آن در کار و زندگی

یونس نجف نیا ؛ کارشناس مهندسی برق – قدرت و کارشناس استاندارد – مدیریت زمان و مدیریت منابع، دو چالش بزرگ پیش روی بشر در دنیای امروز است. اغلب ما با این مشکل مواجه‌­ایم که روزهایمان به پایان می‌­رسند بدون آن­که دقیقاً بدانیم چطور آن‌ها را گذرانده‌ایم؛ اما واقعیت این است که در اکثر موارد، اگر با وجود فعالیت‌ و تلاش زیادی که در طول روز انجام می‌­دهیم به نتیجه‌ مطلوبمان نمی­‌رسیم، مشکل از کم‌کاری یا تنبلی ما نیست، فقط بلد نیستیم کارهایمان را اولویت‌بندی و برنامه­ ریزی کنیم.
یکی از بهترین اصول و تکنیک‌هایی که سال‌هاست در زمینه رشد کسب و کار و بهبود عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرد، اصل پارتو یا همان قانون معروف 20/80 است. در این مقاله به معرفی اصل پارتو و موارد کاربرد آن می­‌پردازیم.

اصل پارتو چیست؟

اصل پارتو (Pareto Principle) که به نام قانون پارتو یا اصل 20/80 نیز شناخته می‌شود، از جمله اصول شناخته شده در مدیریت زمان و افزایش اثربخشی و بهره­ وری است. البته این اصل چنان گسترده و وسیع است که تقریباً در تمام حوزه‌ها می‌توان ردی از آن یافت، از جمله در فروش، بازاریابی و مدیریت ارتباط با مشتری بسیار پرکاربرد است. اصل پارتو در زندگی روزمره نیز کاربرد فراوان دارد.

اصل پارتو توسط جوزف م. جوران، مشاور مدیریت، بیان شد و آن را به نام اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو (کسی که به این ارتباط ۸۰/۲۰ هنگام حضور در دانشگاه لوزان در سال ۱۸۹۶ اشاره کرده بود) “اصل پارتو” نامگذاری کرد. پارتو نشان داد که تقریباً 80% از اراضی ایتالیا متعلق به 20% از جمعیت این کشور است.

به­ طور کلی “اصل پارتو بیان می‌­کند که در بسیاری از رویدادها، 80%  نتایج و دستاوردهای شما، حاصل 20% تلاش‌­هایتان است”.

مثال­‌هایی از قانون پارتو

برخی از مهمترین مثال‌های قانون پارتو که در حوزه‌های مختلف زندگی کاربرد دارد شامل موارد زیر است.

• ۲۰% از مشتریان‌تان، 80% سود کسب و کار شما را ایجاد می‌کنند.
• %20 از کارکنان شما، ۸۰% مشکلات و دردسرهایتان را می‌سازند.
• ۲۰% از قطعات و تجهیزات‌تان، %80 از فضای انبار شما را اشغال می‌کند.
• ۲۰% محصولات شما، ۸۰% فروش‌تان را به خود اختصاص می‌دهد.
• ۲۰% مشتریان یک شرکت بیمه، ۸۰% هزینه‌ها را برای آن شرکت ایجاد می‌کنند.
• در استفاده از اپلیکیشن­‌های روی تلفن همراه، ۸۰% از زمان خود را صرف استفاده از ۲۰% آن‌ها می‌کنید.
• فارغ از اینکه خانه شما چند اتاق داشته باشد، %80 از وقت خود را در ۲۰% از فضای خانه خود می­‌گذرانید.
• %80 از باگ­‌های به وجود آمده در بسترهای مختلف کامپیوتری ریشه در ۲۰% از مشکلات دارد.
• شما ممکن است دوستان زیادی داشته باشید؛ اما در واقع ۸۰% از وقت خود را با ۲۰% آنها می‌گذرانید.
• در خدمات به مشتری، ۸0% اعتراضات و شکایات از سوی ۲۰% درصد مشتریان است.
• در جُرم‌شناسی، ۸0% جرم‌ها توسط ۲0% جمعیت انجام می‌شود.
• در محیط زیست، ۸0% آلودگی جهانی از ۲0% کارخانه‌ها ناشی می‌شود.
• اگر پای درد و دل مدیران بنشینید، متوجه می‌شوید که اکثریت قریب به اتفاق آن‌ها معتقدند که حین انجام پروژه‌های مختلف، معمولاً %۲۰ از کارها که عموماً ۱۰% اول و ۱۰% انتهایی آن را شامل می‌شود، حدود %۸۰ درصد از منابع و زمان را به خود اختصاص می‌دهد.

چرا از قانون پارتو استفاده کنیم؟

اصل پارتو مفهومی است که نشان می‌دهد از هر 10 مورد فعالیت که برای خود لیست کرده‌اید، 2 مورد وجود خواهد داشت که ارزش آن‌ها بیش از 8 مورد دیگر است. واقعیت غم‌انگیز این است که اکثر مردم از ۲۰% درصد از “موارد حیاتی” چشم‌پوشی می‌کنند و در عوض با کمترین فعالیت‌ها یا همان ۸۰% بخشی که شامل “بسیاری از چیزهای بی‌ارزش” است، وقت خود را هدر می‌دهند.

شما اغلب افرادی را می‌بینید که به نظر می‌رسد در تمام طول روز مشغول هستند؛ اما به ندرت به موفقیت می‌رسند. این نابرابری همیشه به این دلیل است که آن‌ها مشغول فعالیت بر روی کارهایی هستند که ارزش کمی دارند. این در حالی است که در انجام یک یا دو فعالیت مهم معطل مانده‌اند؛ اما می‌توانند با یک تغییر کوچک، تفاوت عمده‌ای برای شرکت‌ها، شغل یا زندگی­شان ایجاد کنند.

ارزشمندترین کارهایی که می‌توانید هر روز انجام دهید، اغلب سخت‌ترین و پیچیده‌ترین آن­‌هاست، اما بازده و پاداش انجام آن­ها می‌تواند بسیار مؤثر باشد. قبل از شروع کار، همیشه از خود بپرسید: “آیا این وظیفه در ۲۰% بالای فعالیت‌های من است یا در ۸۰% پایین؟”

قاعده این کار این است: «ابتدا در مقابل وسوسه اولویت دادن موارد کوچک، مقاومت کنید»

اگر تصمیم بگیرید که روز خود را با کارهای کم ارزش شروع کنید، به زودی این عادت ایجاد می‌شود که همیشه کارهای کم ارزش را شروع و انجام دهید.

شاید این مطالب هم برای شما جالب باشد:

پیاده سازی سیستم نظام آراستگی 5S در محیط کار آسانسور

7 نمونه از مولفه های کلیدی فروش آسانسور و ارائه خدمات آن

نحوه اعمال قانون پارتو برای تعیین هدف

بر روی کاغذ ده هدف را یادداشت کنید. سپس از خود بپرسید: اگر امروز فقط می‌توانستید یکی از اهداف موجود در آن لیست را انجام دهید، کدام را انتخاب می‌کردید؟ کدام یک از اهداف بیشترین تأثیر مثبت را در زندگی و کار یا تصمیم شما خواهد داشت؟

سپس دومین هدف مهم را انتخاب کنید. پس از اتمام این تمرین، آنچه پیدا خواهید کرد، مهم­ترین یا همان ۲۰% ‌های اهداف شماست که بیش از هر چیز دیگری به شما کمک خواهد کرد تا مسیر خود را بهتر طرح‌ریزی کنید. شما باید به هدف شناسی خود ادامه دهید و آن‌ها را به عنوان با ارزش‌ترین ابزار راه انتخاب کنید.

اکنون که به کمک یک تعریف کلی و مثال‌­هایی با قانون پارتو آشنا شدید، می‌توانیم معنا و مفهوم این اصل حیاتی مدیریتی را مورد بررسی قرار دهیم.

استفاده از اصل پارتو برای مدیریت کارکنان

یکی از عوامل تأثیرگذار در موفقیت یک کسب ‌و کار، کارکنان آن مجموعه هستند. مسئولیت‌پذیری، میزان مهارت، تجربه و تعهدکاری کارکنان با رشد و موفقیت یک کسب ‌و کار در رسیدن به اهدافش رابطه مستقیم دارد. براساس اصل پارتو در محیط کار می‌­توان بیان کرد که ۸۰% مسئولیت و فعالیت بر عهده ۲۰% از پرسنل است.

این موضوع بدین معنی است که بیشتر فعالیت انجام شده در یک مجموعه را تنها تعداد کمی از کارمندان انجام می‌دهند. این افراد معمولاً رهبران، مدیران و افرادی هستند که نظراتشان حائز اهمیت است. با این حال، در اغلب اوقات شناخت این ۲۰% از کارکنان کار دشواری است. برای مثال، ممکن است که در یک دپارتمان مدیر واحد به درستی کار نکند و بیشتر تصمیم‌گیری‌ها از سوی جانشین یا معاون وی صورت گیرد که این اتفاق کاملاً مرسوم است.

یکی دیگر از تفسیرهای اصل پارتو در محیط کار چنین بیان می‌کند که «بیشتر مشکلات در یک سازمان توسط تعداد کمی از کارکنان ایجاد می‌شود». به زبان ساده، آن‌ها کار نمی‌کنند یا کم کاری می‌کنند و یا اشتباهات زیادی را مرتکب می‌شوند. این موضوع سبب از بین رفتن زمان، انرژی و منابع می‌شود.

اما راه کار حل این معضل چیست؟ تشویق کارکنان به رشد، مسئولیت‌پذیری و مشارکت در فعالیت­‌ها یکی از دستاوردهای بزرگ استفاده از قانون ۲۰/۸۰ در محیط کار است.

کارمندان شما باید %۸۰ از تصمیمات را بگیرند

بهترین ویژگی قانون ۲۰/۸۰ این است که رهبران و مدیران را مجبور می‌کند تا اعضای تیم خود را هدایت، تربیت و قدرتمند کنند. بسیاری از شرکت‌های موفق دنیا نیز با ایجاد و تقویت حس مسئولیت‌پذیری در کارکنان، راه را برای رسیدن به اهداف خود هموارتر می‌کنند. به این ترتیب که مدیران، هدف نهایی شرکت را تعیین کرده و از کارمندان می‌خواهند تا با ارائه نظرات و ایده‌های خود در مورد راه رسیدن به این اهداف، به تبادل نظر بپردازند.

بدین ترتیب، کارکنان در قبال وظایف خود احساس مسئولیت بیشتری می‌­کنند و برای ارائه بهترین ایده‌ها و راهکارها تلاش مضاعف خواهند نمود. در نتیجه، شرکت به اهداف خود نزدیک­تر شده و پرسنل مسئولیت‌پذیر، متعهد و با مهارتی را نیز همواره با خود همراه می‌کند. از این رو بر اساس اصل پارتو، “مدیران نباید درباره بیش از %۲۰ مسائل تصمیم‌گیری کنید”.

۸۰ درصد وقت خود را به گوش دادن به صحبت‌های کارمندان اختصاص دهید

مهم‌ترین نقش یک رهبر یا مدیر هدایت اعضای تیمش است. بنابراین %۸۰ وقت شما باید به گوش دادن به اعضای تیم و هدایت آن‌ها اختصاص یابد (یادتان باشد که راهنمایی و هدایت با اینکه به آن‌ها بگوییم چه کار کنند کاملاً تفاوت دارد).

در حالت ایده‌آل، پس از آنکه انتظارات و توقعاتی که از کارمندان دارید را به آن‌ها ابلاغ کردید و راهنمایی‌های لازم را انجام دادید، به عنوان یک رهبر یا مدیر اکنون باید به صحبت‌های کارکنان‌تان گوش دهید تا از پیشرفت کار و نحوه انجام کارها مطلع شوید.

فرآیند مدیریت بر عملکرد را بازنگری کنید

یکی از اصلی­‌ترین فعالیت‌­های بخش مدیریت منابع انسانی، بازنگری فرآیند مدیریت بر عملکرد است. مهم است که با کارمندانی که عملکرد قوی و فوق­ العاده دارند، متفاوت برخورد کنید. در غیر این صورت، آن‌ها احساس می‌کنند که برای عملکردشان ارزش قائل نیستید. برای مثال، اگر بهترین کارکنان خود را مانند کارمندان متوسط تشویق کنید، مطمئن باشید که شما را در مدتی کوتاه ترک خواهند کرد.

البته مدیریت عملکرد صرفاً مختص کارمندان خوب و قوی نیست؛ کارمندان ضعیف نیز لازم است در صورت ارتکاب اشتباه جریمه شوند و یا در صورت نداشتن مهارت کافی در کلاس‌های آموزشی شرکت کنند. فراموش نکنید که در برخورد با کارکنان ضعیف یا تشویق کارکنان برتر، باید اصل تعادل را رعایت کنید.

از طرف دیگر فراهم کردن مزایا (مانند افزایش حقوق، بیمه تکمیلی، برنامه‌های تفریحی و …) برای کارکنان نمونه‌ می‌تواند باعث شود که عملکرد این افراد بهتر از قبل شده و کارمندان متوسط نیز انگیزه بیشتری برای تلاش و فعالیت داشته باشند.

اجازه دهید کارمندان بر روی %۲۰ مهمترین تصمیم‌گیری‌ها تمرکز کنند

در هر شرکت، فعالیت روزانه شامل تعدادی ریزه ­کاری و کارهای جزئی وقت‌­گیر مانند پاسخ به تلفن، تهیه گزارش، خواندن ایمیل و … است. با این حال، اگر اجازه دهید که کارکنان در تصمیم‌گیری‌های مهم نقش داشته باشند، آن‌ها دستاوردهای بیشتری به ارمغان خواهند آورد.

برای مدیران مهم است که به سرعت به کارکنان فیدبک بدهند تا مطمئن باشند که کارکنانشان در مسیر درست قرار دارند. مشارکت دادن کارمندان در تصمیمات مهم باعث می‌شود به جای آن­که آن‌ها فقط نیازهای یک پروژه را برطرف کنند، بتوانند بر روی کارهایشان تمرکز کنند و آن‌ها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

استفاده از اصل پارتو در مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از حوزه‌هایی است که اصل پارتو در‌ میان علاقه‌مندانش طرفداران بسیاری پیدا کرده است. تکنیک‌های بسیاری برای استفاده از اصل پارتو در مدیریت زمان مطرح می‌شود.

مثلاً می‌گویند فعالیت‌های خود را فهرست کنید و ببینید هر یک از این فعالیت‌ها چند درصد از انرژی‌تان را به خود اختصاص می‌دهند. سپس بررسی کنید که دستاورد هر فعالیت چقدر برایتان اهمیت دارد و چه سهمی از کل دستاوردهایتان محسوب می‌شود. بر این اساس می‌توانید فعالیت‌های کلیدی خود را که با صرف کم‌ترین زمان، بیشترین دستاورد را ایجاد می‌کنند تشخیص دهید و بقیه را کنار بگذارید.

استفاده از اصل پارتو در فروش

قانون پارتو در فروش عنوان می‌­کند که %20 از مشتریان ما، %80 سود ما را رقم می‌­زنند. این در حالی است که عکس این اصل نیز صادق است؛ یعنی از %80 تلاش­های ما در فروش، تنها %20 نتیجه حاصل می­‌شود. بنابراین در درجه اول باید نسبت به شناخت %20 مشتریان تأثیرگذار اقدام کرد. سپس باید تمرکز خود را روی این %20 از مشتریان برتر و وفادار قرار دهیم. مشتری وفادار یک مزیت رقابتی و یک برگ برنده در بازار رقابتی امروز است و می‌­تواند بقای شما را در این بازار تضمین نماید.

برای مثال می‌توانیم یک باشگاه (باشگاه مشتریان) برای مشتریان برتر خود در نظر بگیریم و به صورت دوره‌ای تخفیف‌هایی را به ایشان ارائه دهیم؛ یا با تماس با آن‌ها و انجام نظرسنجی، کالا یا خدمات مورد نظرشان را فراهم نماییم؛ یا خدمات تحویل درب منزل را برایشان فعال کنیم.

استفاده از قانون پارتو برای رسیدن به موفقیت در زندگی

بر اساس قانون پارتو، باید همواره در زندگی به این اصل پایبند باشید که در ابتدا بر ۲۰% از کارهای مهمی که برای رسیدن به اهداف خود باید آن‌ها را به انجام برسانید، تمرکز کنید.

برای موفقیت باید انجام کارهای کوچک و کم اهمیت را کنار بگذارید، زیرا فعالیت­‌های ضروری هستند که می‌توانند شما را به اهداف خود نزدیک‌تر کنند.

این اصل را همواره به خاطر داشته باشید که زندگی تکرار عادت‌ها است. هر چه بیشتر روی اهداف خود متمرکز باشید، بیشتر می‌توانید رو به جلو حرکت کنید. اهمال کاری را کنار بگذارید و برای موفق شدن فعالیتتان را از همین امروز آغاز کنید.

سخن آخر درمورد قانون 20/80

این اصل ممکن است در هر حالت بهترین استراتژی نباشد. نکته اصل پارتو این است که بدانیم اکثر چیزهای زندگی به‌طور مساوی توزیع نمی‌شوند. فرقی ندارد که شغل، حرفه یا رشته تحصیلی شما چیست. استفاده از اصل پارتو یا همان قانون ۸۰/۲۰ کمک خواهد کرد تا با تمرکز بر روی قسمتی از کارها که مهم­تر است، بتوانید سود بیشتری چه از لحاظ مالی، چه از لحاظ معنوی و چه از لحاظ تحصیلی کسب کنید.

شاید شما هم اکنون از این قاعده در مدیریت اعضای تیم یا مجموعه خود استفاده می‌کنید؛ اما از این موضوع بی اطلاع بوده‌اید. در پایان، فکر نکنید که اصل پارتو به معنای انجام تنها %۸۰ کار مورد نیاز است. شاید درست باشد که %۸۰ یک پل در %۲۰ اول زمان ساخته شده‌است؛ اما برای استفاده از آن، هنوز به بقیه پل نیاز دارید. اصل پارتو یک مشاهده است، نه یک قانون از طبیعت.